Zapier（ザピアー）

ホームページの問い合わせフォームに見積依頼が届く。その内容をコピーして顧客管理の表に貼り、担当者にメールで知らせ、Googleカレンダーに現調の予定を入れる。ひとつ五分の作業でも、月に何十件も重なれば半日仕事になります。この「アプリからアプリへ情報を移すだけ」の作業を、人の手から外すための道具がZapier（ザピアー）です。この記事では、Zapierとは何をする道具なのか、Zapという自動化の中身、料金がどう決まるのか、建設業の事務所と現場でどこに効くのか、そして日本の中小企業がつまずきやすい点までを順にご説明します。

Zapierとは

Zapierとは、別々のクラウドサービス同士をプログラムを書かずにつなぎ、「こうなったら、こうする」という決まりごとを自動で実行させるサービスです。米国のZapier社が運営しており、Gmail、Googleスプレッドシート、Slack、Chatwork、kintone、freeeといった業務サービスから、フォーム、会計、CRMまで幅広く対応しています。こうした橋渡し役のサービスは、業界ではiPaaS（アイパース）と呼ばれます。

肝心なのは、Zapierが何かを新しく作る道具ではないという点です。見積書をつくるのも、写真を保管するのも、担当者に知らせるのも、すでに使っているサービスの仕事です。Zapierはそのあいだに立って、情報を運ぶ係だけを引き受けます。だからこそ、いま使っている道具を捨てずに済み、導入の敷居が低くなります。

Zapの中身はトリガーとアクション

Zapierでつくる自動化のひとかたまりを「Zap（ザップ）」と呼びます。Zapは、きっかけと、そのあとの動作という二つの部品でできています。日本語にすると「〜したら、〜する」という一文です。

• トリガー：Zapが動き出すきっかけ。「フォームに新しい回答が入ったら」「特定の件名のメールが届いたら」「スプレッドシートに行が追加されたら」など、Zapごとに一つだけ設定する
• アクション：きっかけのあとに実行する動作。「Slackに通知する」「スプレッドシートに行を足す」「Googleドライブにファイルを保存する」など、有料プランでは複数を数珠つなぎにできる
• フィルター：条件に合うときだけ先へ進める関所。「金額が100万円以上のときだけ所長に通知」といった絞り込みに使う
• パス：条件によって進む道を分ける分岐。「新築なら営業へ、リフォームなら工事部へ」と行き先を変えられる
• フォーマッター：日付の書式をそろえる、住所から郵便番号を抜き出すなど、受け渡しの途中で形を整える下ごしらえの機能

料金の単位になる「タスク」

Zapierを検討するとき、最初に理解しておきたいのが「タスク」という単位です。Zapierの料金は利用人数ではなく、月に何回自動化が動いたかで決まります。公式ヘルプによれば、タスクとして数えられるのは成功したアクションであり、トリガーやフィルター、パス、そして失敗して止まったステップは数えられません。

Zapができるまで

実際の作り方は、画面の案内に沿って選んでいくだけです。ひとつめのZapなら、慣れた方で十数分、はじめての方でも一時間ほどで動かせます。

1. 1

   つなぐ二つのサービスを決める

   まず「どこから」「どこへ」情報を運ぶかを決めます。問い合わせフォームから顧客管理表へ、写真アプリからクラウドストレージへ、といった具合です。ここが曖昧なまま作り始めると、途中で手が止まります。

2. 2

   アカウントをつなぐ

   Zapierの画面から各サービスにログインし、接続を許可します。Googleなら数クリックで終わりますが、社内で管理者権限が必要なサービスもあるため、誰のアカウントでつなぐかは先に決めておきます。退職者のアカウントでつないでしまうと、その人が抜けた途端に全部止まります。

3. 3

   きっかけを設定して試し取りする

   トリガーを選ぶと、Zapierが実際のデータを一件読み込んで見せてくれます。ここで「会社名」「工事場所」といった項目が、どの名前で入ってくるのかを確認します。試し取りの段階で項目名を把握しておくと、あとの設定で迷いません。

4. 4

   運び先の項目を割り当てる

   読み込んだ項目を、運び先のどの欄に入れるかを一つずつ指定します。地味ですが、ここが自動化の中身そのものです。日付の形式や全角半角がそろわない場合は、フォーマッターを間に挟んで整えます。

5. 5

   テストして公開する

   テスト実行で、運び先に本当にデータが入ったかを目で確かめます。問題なければ公開に切り替え、以後は放っておいても動きます。最初の一週間は履歴画面を毎日見て、エラーが出ていないかを確認してください。

建設業でのZapierの使いどころ

建設会社の事務作業には、「同じ情報を別の場所へ書き写すだけ」の工程が驚くほど多く残っています。Zapierが効くのは、まさにその継ぎ目です。次のような使い方が現実的なところです。

• 問い合わせ・見積依頼の受付：ホームページのフォームに届いた内容を、顧客管理表へ自動で記録し、担当者のチャットへ通知する。取りこぼしと転記ミスがなくなる
• 現場写真の保管：現場から特定のフォルダやチャットに上げられた写真を、工事名のフォルダへ自動で仕分けして保存する
• 日報の集約：フォームで入力した日報を、工事番号ごとのシートへ追記し、その日の分を夕方にまとめて所長へ送る
• 協力会社への連絡：発注内容が確定したら、メールの下書きを自動生成する。宛先や定型文の打ち直しをなくす
• 有資格者・免許の期限管理：管理表の期限日が近づいたら、担当者と本人にリマインドを飛ばす
• 請求・入金の照合：会計サービスに新しい請求書が登録されたら、工事台帳側にも同じ情報を書き込む
• 採用応募の対応：応募フォームの内容を管理表に流し、一次返信のメールをその場で送る

実際に使っている会社の様子

Zapierが公開している事例のなかに、屋根工事を手がける会社の話があります。Joe Keller氏が経営するこの会社では、顧客管理システム（JobNimbus）とGoogleスプレッドシート、フォーム、会計ソフト（QuickBooks）をZapierでつなぎ、受注情報の記録から請求処理、SNSへの同時投稿までを自動で流す形にしました。記事では、年商七桁ドル規模の事業を、事務担当一名と1,000平方フィートほどの事務所で回していると紹介されています。

もう少し広い調査もあります。Zapierが調査会社OnePollに委託して米国の中小企業経営者2,000名に聞いたところ、自動化を使っている経営者の五人に一人が、週に5〜10時間以上の作業が減ったと答えたという結果が公開されています。米国の調査であり、業種も建設業に限りませんから、そのまま日本の工務店に当てはめることはできません。ただ、削れているのが「判断のいらない作業」だという点は、業種を問わず共通しています。

背景として、建設業には2024年4月から時間外労働の上限規制が適用されています（厚生労働省「建設業 時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」）。現場の施工時間を削るのは簡単ではありませんから、まず手を付けやすいのが事務所側の書き写し作業だという流れになっています。

AI侍

書き写しは知恵を使わぬ仕事でござる。知恵を使わぬ仕事こそ、機械に任せるがよろしゅうござろう。

料金の考え方

Zapierの料金は米ドル建てで、公式の料金ページに公開されています。人数課金ではなく、月に使えるタスク数で段階が分かれるのが特徴です。

• 無料プラン：月100タスク。ただしZapは「きっかけ＋動作ひとつ」の二段までで、動作の複数つなぎやフィルターは使えない。まず触ってみる段階向け
• Professional：年払いで月額19.99米ドルから（月払いは29.99米ドルから）、月750タスクが入口。動作の複数つなぎ、フィルターとパス、Webhookなどが解放され、実務で使うならここから
• Team：年払いで月額69米ドルから（月2,000タスク）。最大25名まで使え、接続やZapをチーム内で共有できる。担当者が一人で抱え込まない形にしたい会社向け
• Enterprise：個別見積。利用人数の制限がなく、管理機能やデータ保持期間の設定が加わる

見落としやすいのが、タスク数を超えても止まらずに課金される点です。公式ヘルプでは、上限を超えた分は追加課金として請求され、年払い契約では通常単価の1.25倍、月払い契約では2.5倍の単価になると説明されています。自動化は動き続ける仕組みですから、設定ミスで同じZapが何度も走ると、請求だけが膨らむことがあります。導入初期は、管理画面のタスク使用量を月に一度は確認する習慣をつけてください。

メリットと注意点

セキュリティ面の仕様も公開されています。Zapierのヘルプによれば、通信はTLS1.2以上で保護され、保存されるデータはAES-256で暗号化されます。Zapを流れたデータの履歴は既定で最大69日ほど保持され、毎月第一月曜に古い分から削除される仕組みです。上位プランでは、この保持日数を7日から30日の範囲で短く設定できるとされています。何日分の履歴が残るのかは、社内で情報の取り扱いを説明するときに必ず聞かれる点ですから、契約前に確認しておくと話が早く進みます。

中小の建設会社が失敗しない始め方

Zapierは無料で試せるぶん、思いつきで作ったZapが放置されがちな道具でもあります。次の順で進めると、投資と手間の判断がしやすくなります。

1. 1

   書き写している作業を書き出す

   一週間、事務所で「片方を見ながらもう片方に入力している」場面をメモします。件数と一件あたりの時間を控えておくと、あとで効果を数字で語れます。判断や交渉が混じる作業は対象外にしてください。

2. 2

   つなぐ先がクラウドかを確かめる

   Zapierがつなげるのは、ネット上で動いているサービスです。手元のパソコンに入っているエクセルや、社内サーバーの古いソフトは対象になりません。ここで対象外だと分かったら、無理に押し込まず別の手を考えます。

3. 3

   無料プランで一本だけ作る

   月100タスクの範囲で、一番件数の多い作業を一本だけ自動化します。二段までという制限があるので、通知だけ、記録だけ、といった単純な形になりますが、動くかどうかを確かめるには十分です。

4. 4

   一か月動かして件数を測る

   実際に何タスク消費したかを管理画面で確認します。この実績があれば、有料プランに上げたときの月額が具体的に計算できます。逆に、ほとんど動かなかったなら、その作業は自動化する価値が薄かったということです。

5. 5

   担当を二人にして一覧をつくる

   Zapの名前、目的、つないでいるサービス、作った人を一枚の表にまとめます。作った本人しか中身を知らない状態が、この手の道具で最も多い事故のもとです。管理画面に入れる人は必ず二人以上にしてください。

6. 6

   止まったときの気づき方を決める

   自動化は、止まっても誰も困った顔をしないまま数日が過ぎることがあります。エラー通知の宛先を設定し、週に一度は履歴を見る当番を決めておくと、静かな失敗を防げます。

手元のパソコン操作まで自動化したい場合はRPA（業務自動化）の解説を、自社専用の入力画面そのものをつくりたい場合はkintone（キントーン）の解説をご覧ください。こうした道具全体の位置づけはノーコード／ローコードの解説にまとめています。

どの作業から自動化すると効果が出るのか、Zapierで足りるのか別の道具が要るのかは、いまの業務の流れを見ないと判断できません。AI番頭のサービスでは、書き写しの棚卸しから一緒に進めています。

よくある質問

関連用語

どの書き写し作業から手を付ければ効果が出るのか、現状の棚卸しからご相談いただけます。

出典・参考